Polityka prywatności

1. Polityka prywatności

Niniejsza polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników serwisu internetowego urbanvenuehouse.com, prowadzonego pod marką HOR-BUD PAWEŁ RAKOCY. Celem polityki jest zapewnienie przejrzystych informacji o tym, jakie dane zbieramy, w jakim celu, na jakiej podstawie prawnej oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

HOR-BUD PAWEŁ RAKOCY organizuje wydarzenia rozrywkowe w Polsce, w tym wieczory tematyczne, prywatne eventy, wieczory pokerowe oraz strefy gier w stylu kasyna, prezentowane wyłącznie jako stylowa rozrywka towarzyska, a nie jako usługi hazardowe czy bukmacherskie. Wszelkie działania związane z przetwarzaniem danych osobowych realizowane są z poszanowaniem przepisów prawa, w szczególności Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz przepisów krajowych.

2. Zakres polityki

Polityka prywatności ma zastosowanie do danych osobowych zbieranych za pośrednictwem strony internetowej https://urbanvenuehouse.com, w szczególności w związku z następującymi funkcjonalnościami:

• formularze kontaktowe oraz formularze zapytań dotyczące organizacji wydarzeń,
• formularze rezerwacji dostępne na stronie /booking/,
• zapisy na komunikację marketingową (jeżeli zostaną udostępnione),
• obsługa zapytań wysyłanych na dane kontaktowe podane na stronie,
• analiza statystyczna ruchu w serwisie i korzystania z poszczególnych podstron, takich jak /events/, /poker/, /themes/, /faq/ czy /contact-us/.

Polityka dotyczy wyłącznie danych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego. W przypadku organizacji wydarzeń na miejscu mogą zostać przekazane dodatkowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych uczestników, jeżeli jest to wymagane charakterem danej usługi.

3. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest HOR-BUD PAWEŁ RAKOCY (dalej: „Administrator” lub „my”). Administrator odpowiada za zapewnienie zgodności procesów przetwarzania danych osobowych z obowiązującymi przepisami prawa oraz niniejszą polityką prywatności.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, w tym realizacji praw osób, których dane dotyczą, możesz skontaktować się z Administratorem:

• za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie /contact-us/,
• pod adresem korespondencyjnym wskazanym w materiałach informacyjnych i umowach dotyczących organizowanych wydarzeń,
• za pomocą danych kontaktowych udostępnionych na stronie w zakładce /about/.

4. Cele przetwarzania danych

HOR-BUD PAWEŁ RAKOCY przetwarza dane osobowe użytkowników w następujących celach:

• Udzielanie odpowiedzi na zapytania – obejmuje obsługę wiadomości otrzymywanych przez formularz kontaktowy, formularze zapytań o ofertę oraz bezpośrednio na adresy kontaktowe podane na stronie.
• Obsługa rezerwacji wydarzeń – w tym przyjmowanie i potwierdzanie rezerwacji wieczorów pokerowych, eventów w stylu kasyna, wieczorów tematycznych oraz innych usług opisanych na stronach /events/, /poker/ oraz /themes/.
• Przygotowanie i przedstawienie oferty – dopasowanie propozycji wydarzenia, programu rozrywkowego i konfiguracji stref gier do przesłanych oczekiwań, budżetu i specyfiki wydarzenia (np. impreza firmowa, wieczór prywatny).
• Realizacja zawartych umów – w szczególności związana z organizacją wydarzeń, obsługą płatności, rozliczeniami oraz obsługą posprzedażową.
• Komunikacja marketingowa – przekazywanie informacji o usługach, ofertach specjalnych, nowościach w ofercie HOR-BUD PAWEŁ RAKOCY, o ile użytkownik wyraził na to odrębną zgodę lub istnieje inna dopuszczalna prawem podstawa prawna wysyłki.
• Analiza i statystyka – monitorowanie ruchu na stronie, korzystania z poszczególnych podstron (np. /faq/, /booking/) oraz optymalizacja serwisu pod kątem użyteczności, bezpieczeństwa i efektywności działań marketingowych.
• Realizacja obowiązków prawnych Administratora – związanych m.in. z przepisami podatkowymi i rachunkowymi oraz dochodzeniem roszczeń lub obroną przed roszczeniami.

5. Rodzaje zbieranych danych

W zależności od sposobu, w jaki korzystasz z serwisu oraz jakie formularze wypełniasz, możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

• Dane identyfikacyjne – imię, nazwisko, nazwa firmy, stanowisko (jeżeli podane),
• Dane kontaktowe – adres e-mail, numer telefonu, dane korespondencyjne,
• Dane dotyczące wydarzenia – informacje przekazane w formularzach dotyczących planowanego wydarzenia (np. typ wydarzenia, liczba uczestników, preferowany format rozrywki, miasto, data, budżet orientacyjny),
• Treść wiadomości – wszelkie informacje wpisane przez Ciebie w polach formularzy kontaktowych, rezerwacyjnych oraz w korespondencji prowadzonej z nami,
• Dane techniczne i statystyczne – adres IP, dane o urządzeniu i przeglądarce, dane o aktywności w serwisie, identyfikatory plików cookies lub podobnych technologii wykorzystywanych w celach analitycznych i statystycznych (szczegółowe informacje znajdują się w dokumencie Polityka cookies).

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być konieczne do udzielenia odpowiedzi na pytanie, przygotowania oferty lub zawarcia i realizacji umowy dotyczącej organizacji wydarzenia.

6. Podstawy prawne przetwarzania danych

Przetwarzanie danych osobowych przez HOR-BUD PAWEŁ RAKOCY odbywa się na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą – m.in. na otrzymywanie komunikacji marketingowej drogą elektroniczną lub telefoniczną, jeżeli taka forma kontaktu wymaga uzyskania zgody,
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność przetwarzania do zawarcia lub wykonania umowy – w szczególności w związku z obsługą rezerwacji, przygotowaniem i realizacją wydarzeń, obsługą reklamacji i komunikacją dotyczącą świadczonych usług,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny ciążący na Administratorze – obejmujący w szczególności obowiązki podatkowe, rachunkowe oraz archiwizacyjne wynikające z przepisów prawa,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora – w zakresie:
  • udzielania odpowiedzi na zapytania dotyczące oferty kierowane przez formularz lub bezpośrednio na dane kontaktowe,
  • prowadzenia analiz i statystyk korzystania z serwisu oraz optymalizacji jego działania,
  • dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami,
  • realizacji podstawowych działań marketingu bezpośredniego usług HOR-BUD PAWEŁ RAKOCY kierowanego do aktualnych lub potencjalnych klientów biznesowych w granicach dopuszczalnych przez prawo.

7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres nie dłuższy niż jest to konieczne do realizacji celów, w których zostały zebrane, z uwzględnieniem wymogów prawnych oraz okresów przedawnienia roszczeń. W szczególności:

• Dane przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie – przechowywane są przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji, a następnie przez czas wynikający z uzasadnionego interesu Administratora (np. na potrzeby obrony przed roszczeniami), nie dłużej jednak niż 3 lata od zakończenia kontaktu.
• Dane związane z rezerwacją i realizacją umowy – przechowywane są przez czas trwania umowy oraz do upływu okresów przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów prawa cywilnego, a także przez okres wymagany przez przepisy podatkowe i rachunkowe (zazwyczaj do 5 lat od końca roku podatkowego).
• Dane przetwarzane na podstawie zgody – przechowywane są do czasu wycofania zgody lub do osiągnięcia celu, dla którego zgoda została udzielona, przy czym po cofnięciu zgody dane mogą być przechowywane przez okres niezbędny do wykazania faktu i zakresu spełnienia obowiązków prawnych Administratora.
• Dane statystyczne i analityczne – przechowywane są w formie zanonimizowanej lub pseudonimizowanej, bez możliwości łatwej identyfikacji osoby, której dane dotyczą, przez okres pozwalający na analizę trendów i optymalizację serwisu.

8. Odbiorcy danych i przekazywanie danych

Dostęp do danych osobowych mogą mieć podmioty współpracujące z HOR-BUD PAWEŁ RAKOCY przy realizacji celów opisanych w niniejszej polityce, w szczególności:

• podmioty świadczące usługi hostingowe i utrzymania infrastruktury IT,
• dostawcy narzędzi analitycznych i systemów mailingowych,
• podwykonawcy zaangażowani w organizację wydarzeń (np. obsługa techniczna, podmioty świadczące usługi cateringowe, obsługa foto/wideo) – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji danego wydarzenia,
• biura rachunkowe, kancelarie prawne oraz inne podmioty wspierające Administratora w realizacji obowiązków prawnych i obronie jego praw.

Wszystkie podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora działają na podstawie odpowiednich umów i są zobowiązane do zapewnienia należytego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych.

Co do zasady, dane osobowe nie są przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeżeli w związku z korzystaniem z określonych narzędzi (np. narzędzia analityczne lub marketingowe) przekazanie danych poza EOG okaże się niezbędne, będzie się ono odbywać w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia przewidziane w RODO, takie jak standardowe klauzule umowne lub inne mechanizmy zapewniające odpowiedni stopień ochrony danych.

9. Prawa użytkownika

Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa wynikające z RODO:

• Prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy przetwarzamy dane osobowe oraz wglądu do tych danych, a także uzyskania ich kopii.
• Prawo do sprostowania danych – żądania poprawienia lub uzupełnienia danych, jeżeli są nieprawidłowe lub niekompletne.
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – żądania usunięcia danych w przypadkach przewidzianych przez prawo, w szczególności gdy dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, lub gdy zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach, np. na czas rozpatrywania sprzeciwu wobec przetwarzania lub weryfikacji poprawności danych.
• Prawo do sprzeciwu – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego.
• Prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych dostarczonych Administratorowi w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego i przekazania ich innemu administratorowi, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany.
• Prawo do cofnięcia zgody – w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem zgody.
• Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO.

W celu realizacji swoich praw możesz skontaktować się z Administratorem, korzystając z danych wskazanych w sekcji Administrator danych lub poprzez formularz dostępny na stronie /contact-us/. W celu właściwej identyfikacji i ochrony danych możemy zwrócić się o podanie dodatkowych informacji umożliwiających potwierdzenie tożsamości.

10. Zabezpieczenia danych osobowych

HOR-BUD PAWEŁ RAKOCY przykłada dużą wagę do bezpieczeństwa danych osobowych i stosuje odpowiednie środki techniczne oraz organizacyjne, aby chronić dane przed ich przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem. W szczególności:

• korzystamy z rozwiązań hostingowych zapewniających wysoki poziom bezpieczeństwa infrastruktury,
• wprowadzamy kontrolę dostępu do danych osobowych – dostęp do systemów i narzędzi mają wyłącznie upoważnione osoby,
• stosujemy odpowiednie zabezpieczenia sieciowe i programowe,
• regularnie aktualizujemy wykorzystywane oprogramowanie i monitorujemy potencjalne zagrożenia,
• zobowiązujemy współpracujące z nami podmioty do zachowania poufności danych oraz stosowania adekwatnych środków zabezpieczających.

Mimo stosowania zaawansowanych środków bezpieczeństwa, korzystanie z usług świadczonych przez sieć Internet wiąże się z ryzykiem typowym dla komunikacji elektronicznej. Zalecamy, aby użytkownicy podejmowali podstawowe środki ostrożności, takie jak aktualizacja oprogramowania i stosowanie silnych haseł dostępu do swoich urządzeń.

11. Zmiany w polityce prywatności

Niniejsza polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w razie zmian w przepisach prawa, rozwoju funkcjonalności serwisu urbanvenuehouse.com lub zmiany sposobu przetwarzania danych osobowych przez Administratora.

O istotnych zmianach w polityce prywatności możemy poinformować poprzez komunikat na stronie głównej serwisu lub w inny odpowiedni sposób. Zaktualizowana wersja dokumentu będzie każdorazowo publikowana na stronie https://urbanvenuehouse.com/privacy-policy/ i stosowana od dnia jej opublikowania, o ile nie wskazano inaczej.

Rekomendujemy regularne zapoznawanie się z treścią polityki prywatności, aby być na bieżąco z tym, jak chronimy Twoje dane osobowe i w jaki sposób możesz z nich korzystać w związku z organizacją eventów w stylu HOR-BUD PAWEŁ RAKOCY.